Roteirização simples para 2 a 5 motoboys: organize o pico

Roteirização simples para 2 a 5 motoboys é um jeito de decidir, no pico, quais pedidos saem juntos, com quem e em que ordem, sem sistema de frota e sem planilha. Funciona com um quadro de bairros, uma regra de saída e um responsável no balcão. O objetivo não é a rota perfeita: é que nenhum pedido pronto fique parado esperando moto enquanto um motoboy sai com um pedido só para o lado errado.

Com um motoboy, não existe roteirização: ele leva o que está pronto. Com dois a cinco, começam as decisões erradas: dois motoboys saem para o mesmo bairro com um pedido cada, um pedido de bairro longe sai sozinho na hora do pico, um motoboy leva três pedidos e o terceiro chega frio. Cada erro desses custa 10 a 15 minutos em algum cliente.

Este post traz o método em quatro partes: agrupar por bairro, definir a ordem de saída, decidir quando vale levar 2 ou 3 pedidos, e como o Onde Tá ordena as paradas pelo vizinho mais próximo quando o motoboy leva mais de um.

Como agrupar pedidos por bairro antes de chamar o motoboy?

Divida a área de entrega em zonas, não em bairros oficiais. Zona é um conjunto de ruas que um motoboy percorre sem cruzar avenida grande, ponte ou trecho que engarrafa no pico. Um bairro oficial pode ser duas zonas; dois bairros pequenos podem ser uma. Entre 4 e 8 zonas costuma bastar para uma área de bairro.

Coloque as zonas no quadro. Quadro branco ou folha plastificada na parede do balcão, com uma coluna por zona. Cada pedido, quando entra, ganha um cartão ou uma anotação na coluna da zona dele, com o horário de entrada e o prazo prometido.

Quando um pedido fica pronto, o balcão olha a coluna. Se tem outro pedido da mesma zona a menos de 5 minutos de ficar pronto, espera. Se não tem, chama a moto. Esses 5 minutos são o limite: mais que isso, o primeiro pedido paga o atraso do segundo.

Zonas vizinhas podem sair juntas. Zona 2 e zona 3, se fazem fronteira e o motoboy passa por uma para chegar na outra, contam como uma só na hora de agrupar. Zona 1 e zona 6, em lados opostos, nunca.

O que faz o método falhar: ninguém responsável pelo quadro. No pico, o atendente responde WhatsApp, o cozinheiro fecha sacola, e o motoboy pega o que está mais perto da porta. Alguém precisa ser dono do quadro. Em restaurante pequeno, é quem está no caixa.

Qual a ordem de saída quando vários pedidos ficam prontos ao mesmo tempo?

Ordem de saída é qual pedido (ou grupo) pega a próxima moto disponível. Três critérios, nesta ordem.

Primeiro, o que está mais perto de estourar o prazo. Pedido prometido para 20h10 sai antes do prometido para 20h25, mesmo que o segundo tenha ficado pronto antes. O prazo é a promessa; a hora de pronto é detalhe interno.

Segundo, o que perde qualidade mais rápido. Açaí e hambúrguer com batata saem antes de pizza e marmita se os prazos estão parecidos. A tabela por segmento do post sobre tempo ideal de entrega ajuda a decidir.

Terceiro, o grupo maior. Entre dois grupos com prazo e produto parecidos, sai o que tem mais pedidos: libera mais bancada e atende mais gente por moto.

Para quem fica esperando: se um pedido pronto vai esperar mais de 5 minutos por moto, o cliente recebe um aviso. "Seu pedido está pronto, o motoboy sai em instantes." Não é a mensagem ideal, mas é melhor que silêncio.

Um cuidado com motoboy que volta: quando ele chega, o quadro já deve ter o próximo grupo separado e a sacola na porta. Motoboy que espera 4 minutos no balcão enquanto o atendente procura o pedido é um motoboy que faz uma entrega a menos por hora.

Em noite com 3 motoboys e 60 pedidos, essa regra sozinha (prazo primeiro, produto depois, grupo maior por último) resolve a maioria das decisões sem discussão.

Quando vale levar 2 ou 3 pedidos na mesma saída?

A conta é: quanto o segundo pedido atrasa o primeiro, e quanto o segundo ganharia se saísse sozinho na próxima moto.

Vale levar 2 quando os dois estão na mesma zona (ou zonas vizinhas) e a segunda parada fica a até 5 minutos da primeira. O primeiro cliente perde pouco; o segundo ganha muito, porque não espera a moto voltar. Em pico, 2 pedidos por saída é o padrão, não a exceção.

Vale levar 3 quando os três estão a poucos quarteirões um do outro, o produto aguenta (pizza, marmita, comida em embalagem que segura calor) e o motoboy tem baú ou bolsa que comporta. Três hambúrgueres com batata: o terceiro chega murcho. Três açaís: o terceiro chega mole. Nesses segmentos, 3 só em casos raros.

Não vale levar 2 quando o segundo pedido puxa o motoboy para um lado que ele não iria. Um pedido na zona 2 e outro na zona 5, mesmo que os dois estejam prontos, saem em motos separadas ou o segundo espera a próxima.

Não vale segurar pedido pronto para esperar companhia por mais de 5 minutos. Se em 5 minutos não apareceu outro pedido para o mesmo lado, sai sozinho. A tentação de "esperar mais um" é o que mais gera atraso em restaurante pequeno.

Quem paga por entrega ao motoboy precisa combinar como fica o valor em saída dupla ou tripla. Um valor por parada é o mais comum; alguns fazem valor cheio na primeira e reduzido nas seguintes. O post sobre quanto pagar por entrega ao motoboy tem referências.

Como o Onde Tá ordena as paradas quando o motoboy leva mais de um pedido?

Quando um motoboy sai com 2 ou 3 pedidos, o Onde Tá no plano Inteligente sugere a ordem das paradas pelo vizinho mais próximo. Funciona assim: a partir do restaurante, a primeira parada é o endereço mais perto. A partir dela, a próxima é o endereço mais perto da parada anterior. E assim até o último.

É roteirização simples. Não é otimizador de frota: não decide qual motoboy leva qual pedido, não considera trânsito ao vivo e não reorganiza a rota se um pedido novo entrar. Para 2 ou 3 paradas em zona próxima, o vizinho mais próximo dá a ordem certa na maioria dos casos, e o motoboy não precisa pensar.

O que o restaurante faz: no painel do gestor, agrupa os pedidos que saem juntos com o motoboy. Cada pedido continua com o próprio código de 4 caracteres, então cada cliente vê o mapa do motoboy e a previsão de chegada dele, sem baixar aplicativo.

O que o motoboy vê: na área do entregador, a lista de paradas na ordem sugerida. Ele pode seguir ou trocar.

O que o gestor ganha depois: o histórico de entregas por bairro e horário. Os insights por bairro e horário de pico, no plano Inteligente, mostram em que zona o tempo estoura e em que faixa de horário falta moto. Isso serve para desenhar as zonas do quadro com dado, não com impressão.

O que não muda: quem decide o que sai junto continua sendo o balcão, com o método deste post. O Onde Tá ordena o que já foi agrupado. A página de roteirização descreve os limites em detalhe.

Como ajustar o método toda semana?

Três perguntas para responder com o histórico da semana.

Qual zona atrasou mais? Se a zona 5 estoura toda sexta, ela está grande demais ou longe demais para o pico. Divida em duas, ou tire do horário de pico, ou cobre taxa maior.

Quantas saídas foram com um pedido só entre 19h30 e 21h? Se mais da metade, o agrupamento não está acontecendo. Ou ninguém está dono do quadro, ou os 5 minutos de espera não estão sendo usados.

Quantos pedidos esperaram moto por mais de 5 minutos prontos? Se muitos, falta motoboy no pico, não falta rota. Hora de combinar um avulso para sexta e sábado.

Mais que isso é gestão de frota, e para 2 a 5 motoboys é conta demais. Com essas três perguntas e um quadro, a maioria dos restaurantes resolve o pico.

O Onde Tá custa R$ 37 ou R$ 47 por mês, sem taxa por entrega e sem cobrança por entregador. A ordem de paradas pelo vizinho mais próximo e os insights por bairro estão no plano Inteligente, com 15 dias grátis. Veja os preços.